Como fazer uma boa reunião de negócios

Reuniões nem sempre são proveitosas como deveriam. Confira dicas de como ter uma boa reunião de negócios

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Nas empresas, reuniões ruins são, em sua maioria, grandes responsáveis pela queda da produtividade coletiva. Mas se não resolvem os problemas corporativos, por que esse tipo reunião continua acontecendo? Isso acontece principalmente porque o mercado muda, mas as instituições continuam usando um método antigo. As técnicas a seguir podem ajudar o empresário a tornar os próximos encontros mais objetivos e produtivos.

Roteiro

Antes de iniciar uma reunião de negócios, é importante planejar, definir o assunto e a pauta que será discutida. Para tanto, é bom evitar reuniões improvisadas, ou de última hora. Todos os presentes devem saber o que será tratado na reunião, por isso o roteiro deve ser apresentado antes de começar.

Tempo

Iniciar e terminar o encontro no horário marcado é muito importante. Para ter controle do tempo, uma boa dica é manter um relógio de centro visível para todos, assim todos terão noção das horas e as discussões tendem a se tornar mais práticas. Além disso, estipular por quanto tempo cada assunto será discutido pode ser de grande ajuda.

Participantes

Numa corporação, o tempo de todos é corrido. É preciso selecionar somente as pessoas imprescindíveis para a realização daquele encontro. Dessa forma todos terão oportunidade de falar e será mais fácil organizar as opiniões.

Postura

Ficar em pé no momento de liderar a reunião é uma forma inteligente de olhar para todos, além de dar um estímulo visual para o grupo, evitando, assim, a formação de conversas que fogem do tema proposto.

Resumo

A maioria das reuniões é realizada para falar sobre os problemas existentes na empresa, e definir os próximos movimentos. Depois de todas as discussões, tome nota de tudo o que ficou decidido e, os assuntos que não ficaram bem definidos, podem ser revistos num encontro futuro.

Local

O local da reunião não pode ser desconfortável. Caso o encarregado não consiga encontrar um lugar grande e climatizado, a solução é procurar um ambiente mais simples, desde que seja silencioso e todos possam se acomodar. O ambiente virtual é uma ótima alternativa, pois não haverá gastos com transporte e tempo de locomoção. Neste caso, a empresa deve utilizar uma ferramenta específica, profissional e descomplicada, uma vez que dificuldades de conexão podem prejudicar o andamento da reunião.

Reuniões são momentos únicos de comunicação entre os gestores e os colaboradores de uma empresa. A falta de planejamento e foco podem acabar por comprometer a eficácia desses encontros. Claro que isso não é desejável, uma vez que o tempo perdido não poderá ser recuperado. Reuniões de qualidade ajudam a definir os rumos da organização e traçar estratégias que conduzam a bons resultados.

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