Como não errar em e-mail de trabalho

Ferramenta eficiente para a comunicação entre todos os colaboradores o e-mail de trabalho deve ser claro e objetivo

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O e-mail é uma das principais ferramentas de comunicação das empresas, e um texto bem escrito, claro e legível faz a diferença para o ambiente corporativo. Entretanto, devido à informalidade do vocabulário do dia a dia, o modo de escrita de um e-mail de trabalho pode, sem planejamento, ser um pouco mais informal.

O fato, inclusive, compromete a imagem dos profissionais. Conheça algumas regras básicas que podem auxiliar muito o desenvolvimento de uma comunicação adequada entre os colaboradores de sua empresa, bem como entre fornecedores e até clientes.

Cordialidade

Para evitar os erros e manter uma comunicação adequada para o ambiente profissional é fundamental saber usar a linguagem correta. Também é imprescindível utilizar o tratamento adequado de acordo com o cargo, assim como não usar abreviações ou gírias. O e-mail deve ser escrito de forma educada iniciando com um bom dia, por exemplo, e terminando com até breve ou atenciosamente.

Objetividade e clareza

O texto deve ser breve, objetivo e direto. Ou seja, deve começar pelo assunto a ser abordado e a ideia deve ser esclarecida ao longo das linhas iniciais. Para respostas a recomendação é a mesma. O e-mail corporativo deve ser respondido de forma rápida dentro do horário de trabalho, e para evitar equívocos ou situações constrangedoras, o destinatário deve ser escrito, apenas quando a mensagem for revisada.

Caso o e-mail seja enviado para muitos destinatários, eles podem ser colocados em ordem alfabética ou hierarquia de cargos.

Revisão e cópia oculta

Nunca envie um e-mail corporativo sem revisá-lo antes. Sobretudo, veja a ortografia e a estrutura gramatical. Pense também no assunto deste e-mail. Muitas vezes, iniciar este campo com o principal entre colchetes, pode ser um facilitador de localização em meio a muitas mensagens corporativas.

A opção cópia oculta pode ser usada para não lotar a caixa de entrada com respostas que podem interessar somente ao remetente. Além disso, se o profissional precisar destacar uma palavra, pode optar por usar negrito ou itálico. Os pequenos detalhes fazem a diferença para que o texto seja claro e coeso, a fim de transmitir a mensagem de forma adequada.

Uso profissional

O e-mail da empresa deve ser usado apenas para fins profissionais. O colaborador não deve usá-lo para marcar compromissos pessoais. A maioria das empresas têm acesso às mensagens que são enviadas pelo seu próprio servidor. Portanto, cuidado com o que você envia ou recebe por este canal.

Você faz o uso correto de seu e-mail profissional? Comente!


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