Como a automação de processos pode aumentar sua produtividade

Reduzir custos, empoderar usuários e medir resultados com base em automação de processos pode melhorar o dia a dia de todos

automatizar processos e aumentar produtividade

A vida organizada em um escritório, por meio da automação de processos pode melhorar a produtividade dos colaboradores. É o que aponta o estudo realizado pela Iteris Consultoria & Tecnologia, em 2016, com 180 empresas brasileiras, de diversos segmentos e portes. Para 87% dos entrevistados, processos automatizados permitem que os colaboradores encontrem mais tempo para direcionar focos em situações mais interessantes na rotina do trabalho e assim encontrar formas para resolver novos desafios.

Empoderamento e autonomia

O empoderamento dos colaboradores está entre os destaques do estudo. De acordo com 64% dos entrevistados, que conferem mais autonomia a seus funcionários, afirmam que os processos ficam mais dinâmicos. Além disso, acreditam que mais autonomia torna o dia a dia mais responsável para cada um.

Experimente, por exemplo, deixar com que cada área argumente sobre as necessidades diárias. Nada melhor do que quem vive e depende de uma realidade para saber quais as necessidades reais, não é mesmo?

Gestão de processos via e-mail

85% das empresas ouvidas no estudo, afirmam que a gestão de processos é feita via e-mail. No entanto, esta prática deixa a desejar: 57% das solicitações via e-mail, não são atendidas prontamente e as etapas do processo (para 54%) não ficam claras. Os problemas de ruídos de comunicação entre áreas também foram citados por 45% dos ouvidos.

Dificuldades em mudar

O maior problema apontado pelos entrevistados no estudo quanto à automação de processos, é implantar uma nova tecnologia para gerenciá-los, demanda tempo, aprendizado, estruturação e dedicação. Por isso, há tamanha negligência em mudar.

No que a automação de processos pode ajudar

Além de ampliar a produtividade, a automação de processos pode colaborar com a organização da empresa. Veja alguns exemplos:

Comunicação

Com processos automatizados, a comunicação pode ter menos falha. Imagine uma empresa com mais de dez mil colaboradores, com áreas afins e dependentes de resultados de outras áreas. Com a comunicação centralizada e bem aplicada, muitos problemas podem ser evitados.

Ter responsáveis em cada etapa do processo

A automação de processos também mostra que ter um responsável definido para cada execução é fundamental.

Medir todos os passos do processo

Com um sistema bem estruturado para automação de processos, a mensuração é automática. Assim, é possível entender os gaps em projetos, problemas e soluções para determinada função, entre outras vantagens.

Melhorias no atendimento

Com processos bem definidos e automatizados, até o atendimento a seus clientes internos e externos pode melhorar. Com acesso a um sistema de dados, toda a informação fica ao alcance dos responsáveis. Assim, quando um cliente precisa saber algo sobre uma etapa de seu pedido, por exemplo, qualquer atendente pode ajudá-lo.

E sua empresa, tem os processos automatizados? Comente!


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